Skjemabehandling og retningslinjer og prosedyrer – viktig? Det kan du vedde på!

Av | mai 12, 2022

Skjemaadministrasjon og retningslinjer og prosedyrer: Viktig? Ja, definitivt

Skjemaer er avgjørende for driften til enhver organisasjon, enten skjemaene er i papirformat eller elektronisk format. Alle bruker skjemaer i hverdagen fra Internett-undersøkelser, handlekurver, tilbakemeldingsskjemaer, eller til og med en utfyllende e-post i kontaktseksjonen på mange nettsteder. Og papirskjemaer er på ingen måte døde. Papirskjemaer brukes fortsatt til å søke om førerkort eller fullføre registreringen for bilen din eller sette inn eller ta ut penger fra bruks- eller sparekontoen din. Fysiske former er overalt.

Forretningsskjemaer er styringsverktøy som hjelper skriving, overføring og rapportering av forretningsinformasjon. Det er to måter å se et skjema på: trykt og elektronisk. Et trykt skjema er et dokument med instruksjoner med gjentatt informasjon forhåndstrykt i en fast posisjon for å spare skriving og referansetid. Et elektronisk skjema er et dokument lagret på en elektronisk minneenhet som gjøres tilgjengelig på en dataskjerm ved behov. Elektroniske skjemaer kan utformes med felt som endres i størrelse etter hvert som tekst skrives inn, med rullegardinmenyer, aktive knapper, og elektroniske skjemaer kan til og med knyttes til en database som samler informasjonen som fylles ut i det elektroniske skjemaet. Husk imidlertid at elektroniske skjemaer kan være nøyaktig det samme som trykte skjemaer, så vel som når det gjelder et trykt skjema lagret i PDF-redigerbare formater, nå mulig med riktig programvare.

Skjemaer kan avsløre mye om en organisasjon

Skjemaer kan fortelle kundene dine mye om organisasjonen din. For eksempel kan utseende alene antyde at bedriften enten er gammeldags eller progressiv. Enkel fullføring kan bety forskjellen mellom fornyet virksomhet og kunden som går andre steder. I bransjer som forsikring og bank kan dette være en viktig sak. Siden skjemaer ofte er livsnerven i en organisasjon, kan en god skjemaadministrasjonsavdeling bety forskjellen i den strategiske retningen, visjonen og oppdraget til bedriften din.

Jeg husker at jeg så et besøksskjema på bedriftskontoret til et stort filmselskap som ble grovt skapt på en skrivemaskin. Skjemaet projiserte et dårlig bilde av selskapet. Hvis jeg var kunde i dette store selskapet, ville jeg absolutt lurt på hvorfor selskapet ikke tok seg tid til å lage et profesjonelt utseende skjema som enhver potensiell kunde måtte fylle ut når de kom inn i bygget.

Vital betydning av skjemaadministrasjon for retningslinjer og prosedyrer

Skjemabehandling er like viktig for forfatteren av retningslinjer og prosedyrer. Faktisk, i mange selskaper administrerer policy- og prosedyreavdelingen enten skjemaadministrasjonsavdelingen og/eller policy- og prosedyreskriveren er også skjemasjef. Dette forholdet er kritisk viktig fordi de fleste prosedyrer inneholder referanser til skjemaer på en eller annen måte. Etter min erfaring spiller skjemaer en viktig rolle i policy- og prosedyreprosessene. Husk at det også kan være skjemaprosesser samt policy- og prosedyreprosesser. Hvis forfatteren gjør en god jobb, vil prosesssystemene maske eller bli integrert.

Du kan ikke skrive retningslinjer og prosedyrer uten FØRST å analysere skjemasystemet

I mange år pleide jeg å analysere og utforme skjemaene som ble brukt i en prosess før jeg intervjuet brukerne av policy- og prosedyresystemet. I noen tilfeller vil jeg til og med bestille skjemaene før policy- og prosedyreanalysen er fullført. Denne metoden viste seg å være uvurderlig for meg fordi når skjemasystemet var blitt analysert og strømlinjeformet, falt policyen eller prosedyren på plass.

IKKE gjør denne store feilen!

Den største feilen som mange forfattere av retningslinjer og prosedyrer gjør, er å skrive policyen eller prosedyren først og deretter be skjemaadministrasjonsavdelingen tilpasse seg innholdet i det publiserte policy- eller prosedyredokumentet. Dette er en så stor feil, og det fremmer absolutt ikke innkjøp av systemene. Arbeidet til skjemaforvalterne og policy- og prosedyreskriverne går hånd i hånd; det bør ikke være noe unntak fra dette forholdet.

Tilpasse skjemaer i en policy eller prosedyre

Jeg er en sterk forkjemper for at et bilde av skjemaet, og dets skjemainstruksjoner, må legges inn som et vedlegg til policyen eller prosedyren. Når det gjelder elektroniske skjemaer, kan en lenke legges inn i policyen eller prosedyren som åpnes i et nytt vindu med et eksempel på skjemaet og/eller selve skjemaet som kan lastes ned eller skrives ut.

Dessverre vet mange forfattere av retningslinjer og prosedyrer ikke det første om skjemaer, og de refererer ganske enkelt til et skjema ved navn og nummer, eller enda verre, bare ved navn; og så overlater de til leseren å finne det refererte skjemaet. Jeg fant denne praksisen så feil av flere grunner. For eksempel:

  1. Skjemaet vil aldri bli oppsøkt eller brukt
  2. Leseren vil spørre en venn om skjemaet og mest sannsynlig få et utdatert skjema som kan ha ligget rundt på vennens skrivebord eller skuff i måneder, om ikke år.
  3. Skjemaet kan være forkortet med PR og brukeren kan kanskje ikke se kilden til skjemaet. Er for eksempel forkortelsen PR, et kjøpskrav eller et slags PR-dokument.

Argumenter mot praksisen med å inkorporere et skjema i en policy eller prosedyre

Selv om jeg er en sterk talsmann for å bygge inn et skjemabilde i en policy eller prosedyre, er det noen argumenter mot denne praksisen, ingen av dem er jeg enig i:

  1. LESER SIER: Hvis jeg legger inn bildet av skjemaet i retningslinjene eller prosedyren, må policyen eller prosedyren utstedes på nytt hver gang skjemaet endres. Selv om dette kan være en sann uttalelse, bør skribenten av retningslinjer og prosedyrer ønske å omskrive policyen eller prosedyren fordi en skjemaendring også antyder en endring i en eller flere prosesser som utgjør hjertet av et policy- eller prosedyredokument.
  2. LESER SIER: Hvorfor skal jeg bygge inn bildet av skjemaet når jeg kan referere til skjemaet i en skjemakatalog? Derfor, hvis skjemaet skulle endres, vil koblingen forbli den samme, og da trenger jeg ikke å endre retningslinjene eller prosedyren hver gang skjemaet endres. Dette argumentet har to spørsmål: (1) det samme argumentet ovenfor gjelder at når et skjema endres, så bør også innholdet i policyen eller prosedyren endres, og (2) Jeg har funnet det sjelden at et selskap har ressurser til å opprettholde en skjemaer kataloger slik den skal vedlikeholdes. Derfor vil jeg være enig i dette argumentet hvis skjemakatalogen vedlikeholdes regelmessig og hvis personen som vedlikeholder katalogen holder tett kontakt med skribenten av retningslinjer og prosedyrer, slik at enhver formendring kan analyseres for å avgjøre om det har en innvirkning på gjeldende retningslinjer og prosedyrer som bruker dette skjemaet.

Kilder for å finne hjelp Forstå skjemaer

Den viktigste foreningen i USA er Business Forms Management Association, BFMA.org. Medlemmene tilbys seminarer, konferanser, workshops og bøker. Jeg anbefaler på det sterkeste at du ser på nettsiden deres, ringer dem, blir med og deltar på en konferanse. En eller to konferanser vil være en øyeåpner for enhver forfatter av retningslinjer og prosedyrer. En helt ny verden vil åpne seg for dem.

Sammendrag:

Forfatteren av retningslinjer og prosedyrer bør lære av denne artikkelen og ta ansvar for skjemaadministrasjonsavdelingen hvis en finnes. Og hvis det eksisterer en avdeling og politikk kommer i veien for å overta denne funksjonen, så foreslår jeg at skribenten utvikler god kontakt med skjemaadministrasjonsavdelingen og begynner å jobbe sammen.

Og hvis en skjemaavdeling ikke eksisterer, gå ut og få den nødvendige opplæringen for å legge denne funksjonen til policy- og prosedyreavdelingen. Forfatteren av retningslinjer og prosedyrer bør ta ansvar og:

  1. Tenk på hvordan du kan produsere attraktive, effektive skjemaer som vil forbedre organisasjonens image og som vil utfylle retningslinjene og prosedyrene den påvirker og/eller støtter.
  2. Tenk på hvordan du kan jobbe tett med skjemaavdelingen og/eller skjemadesignere for å sikre at skjemasystemene utfyller policy- og prosedyresystemet og omvendt.
  3. Tenk på hvordan du best kan betjene leserne av retningslinjene og prosedyrene og skriv effektive retningslinjer og prosedyrer som bruker effektive skjemaer.

Biografi:

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.